2.2.5 Krav på dokumentation

När kontroll införs för första gången ska företaget upprätta och därefter upprätthålla en beskrivning av verksamheten och den enhet och/eller lokaler där verksamheten bedrivs. En förteckning över åtgärder för att säkerställa att reglerna för ekologisk produktion följs ska också göras, samt beskrivning av de förebyggande åtgärder som behövs för att minska risken för kontamination av otillåtna ämnen och hur rengöring av lagringsutrymmen ska ske.

Beskrivningen och åtgärderna ska ingå i en deklaration som ska undertecknas av företagaren, där hen åtar sig att följa reglerna för ekologisk produktion.

Lagerbokföring och ekonomisk bokföring

Lagerbokföring och ekonomisk bokföring ska alltid kunna kontrolleras av kontrollorganet. Bokföringen ska visa balansen mellan mängden råvaror/insatsvaror och mängden producerade och sålda produkter.

Bokföringen ska omfatta:

• Leverantören, eller om så förekommer, säljaren eller exportören av inköpta produkter.
• Vilken typ och mängd av de ekologiska produkter som levererats till enheten.
• Alla inköpta råvaror samt deras användning och foderblandningens sammansättning, om sådana görs.
• Dokumentation av kontroll av inköpta ekologiska produkter. För utsäde ska du dokumentera både ekologiskt och konventionellt utsäde och att det konventionella utsädet inte är behandlat med otillåtna medel.
• Vilken typ och mängd av de ekologiska produkter som lagras i lokalerna.
• Vilken typ och mängd av alla produkter som lämnat enheten eller den förste mottagarens lokaler eller lagerutrymmen, samt information om mottagarna eller, i förekommande fall, köparna (andra än slutanvändare).

Om du inte lagrar eller fysiskt hanterar ekologiska produkter ska bokföringen omfatta:

• Vilken typ och mängderna av de ekologiska produkter som köpts och sålts, vem som har varit leverantör, säljare eller exportör och vem som har varit köpare eller mottagare.

Referens: 889/2008 art 63.1 och 63.2